GENEL BİLGİLER
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar Grubu , laboratuvarımızda çalışılan testlerin alfabetik olarak sıralanmış isimleri, bu testlere ait sağlıklı sonuçların alınması için gerekli öneriler ve numune alma el kitabının yanı sıra aşağıdaki bilgiler de yer almaktadır:
- Sağlık Uygulama Talimatı (SUT) kodu,
- Testin adı,
- Endikasyonları (kısaca),
- Numune türü (serum, plazma, tam kan, idrar gibi) ve dayanıklılık şartları,
- Gereken minimum numune miktarı,
- Çalışma yöntemleri (ECLIA, PCR, HPLC gibi),
- Çalışma zamanları,
- Rapor verme tarihleri
Uygulanacak bütün prosedürler hastanın bilgilendirilmiş onamını gerektirdiğinden numune almadan önce hastalar Test Kataloğu’nda yer alan bilgiler ve öneriler doğrultusunda bilgilendirilmelidir. Merkezlerden alınan numuneler laboratuvarımıza geldiğinde; hastanın Test Kataloğu’ndaki bilgiler ve öneriler doğrultusunda bilgilendirildiği ve onayının alındığı kabul edilir.
Numunelerin Etiketlenmesi ve Test İstemlerinin Yapılması
Test İstem Formunun Kullanılması
Test İstem Formu’nda istenen testler ile birlikte aşağıdaki bilgiler de eksiksiz olarak doldurulmalıdır;
- Gönderen kurumun adı ve adres bilgileri
- İstemi yapan doktorun adı ve adres bilgileri
- Hastanın adı-soyadı, yaşı, cinsiyeti
- Numunenin gönderildiği tarih
- Numunenin alındığı tarih ve saat
- Klinik tanı veya ön tanısı
- Hastanın kullandığı ilaçlar
- 24 saatlik idrar örnekleri için toplam hacim
Numunelerin Laboratuvarımıza Ulaştırılması
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar Grubu Kuryeleri Tarafından Teslim Alınan Numuneler İçin ;
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar GrubuTest Kataloğunda her test için belirtilen saklama koşullarına uygun olarak hazırlanmış örnekler ve istem formları, kuryelerimiz tarafından hizmet verilen kurumların laboratuvarlarından teslim alınır.
Örneklerinizi, kuryelerimizin kurumunuza gelme saatlerine uygun olarak hazırlamanız, gereksiz beklemeleri önler ve örneklerin laboratuvarımıza zamanında ulaşmasını ve sonuçların zamanında çıkmasını sağlar.
Şehir Dışından Kargo İle Gönderilen Numuneler İçin
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar GrubuTest Kataloğunda, her test için belirtilen saklama koşullarına uygun olarak hazırlanmış örnekler ve istem formları Numune Taşıma Çantasının Hazırlanması başlığı altında anlatıldığı şekilde hazırlanır ve anlaşmalı olunan kargo şirketi kuryelerine teslim edilerek Kocaeli Sistem Laboratuvarlar Grubuna ulaştırılır.
Numune Taşıma Çantasının Hazırlanması
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar Grubu Numune Taşıma Çantası ısı izolasyon malzemesi içeren, çift katmanlı ıslanmaz kumaştan yapılmıştır. Çanta içerisine sıcaklığın yalıtımını ve stabilitesini sağlamak için strafor kutu yerleştirilmiştir. Strafor kutularda numune sıcaklığının stabilitesini sağlamak için buz akülerinin konacağı yerler mevcuttur. Buz aküleri çanta içi sıcaklığın 2-8°C’de olmasını sağlamak için kullanılır. Yaz aylarında
2-3, kış aylarında ise 1-2 buz aküsünün çantaya yerleştirilmesi önerilmektedir. Bu durum göz önünde bulundurularak buz aküleri çantayla birlikte gönderilir. Çantanın hazırlanma şekli şöyledir;
- Numunelerin konacağı çantanın orta kısmına ve /veya yanlarına buz aküsü yerleştirilir.
- Numuneler dik durumda ve kapakları sızmayı önleyecek şekilde sıkıştırılmış olarak yuvalarına yerleştirilir.
- Strafor kutunun kapağı dikkatli bir şekilde kapatılır.
- Kutudaki numunelere ait bilgilerin bulunduğu Test İstem Formu çanta kapağının iç tarafında ki özel bölmeye konur ve çanta dikkatlice kapatılır.
- Laboratuvarımız kurye görevlisine veya kargo personeline teslim edilir.
Çanta Isı Kontrolü
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar Grubu, belli periyodlarda numune taşıma çantasının sıcaklığının, transport süresi boyunca uygun olup olmadığını datalogger ile denetlemektedir. Bu amaçla, ilgili kuruma datalogger gönderilir. Datalogger gönderilen kurum telefon ile Datalogger kullanımı hakkında bilgilendirilir. Datalogger, numunelerin yerleştirildiği kısma buz aküsü ile temas etmeyecek şekilde yerleştirilmelidir. Denetimin doğru değerlendirilebilmesi açısından bu duruma dikkat edilmesi gerekmektedir.
Numune Saklama, Test Ekleme ve İlave Numune İstemleri
Laboratuvarımızda analizi sonuçlandırılan numuneler, ek test istemleri, ileri tetkikler veya test tekrarları için saklanır. Test çalışması tamamlanmış numuneler 1 hafta süre ile uygun koşullarda saklanır.
Gönderdiğiniz örneklere, numune kabul tarihi itibariyle 1 hafta içerisinde, yeni bir istem formu ile ek test isteminde bulunabilirsiniz. İsteminiz, Kocaeli Sistem Laboratuvarlar GrubuTest Kataloğu’nda belirtilmiş olan numune türü, dayanıklılık şartları ve mevcut olan örneğin yeterliliğine göre kabul veya reddedilerek tarafınıza bilgi verilir.
Sözlü olarak yapılan talepler kabul edilmemektedir. Mevcut numuneye test ekleme yada hasta bilgilerinde bir düzeltme talep ediliyorsa bu talep, yeni bir Test İstem Formu ya da kurumun kaşesi ve düzeltmeyi isteyen kişinin adı soyadı ve imzasını içeren istek yazısının yazılı olarak bildirilmesi ile yapılır. Laboratuvarımız bunların haricindeki değişiklikleri kabul etmemektedir.
Hasta numunesinin yetmemesi yada bir nedenle yeni örneğe ihtiyaç olması halinde bu durum açıklaması ile birlikte kurumunuza bildirilecek ve yeni örnek talep edilecektir.
Acil Test İstemleri
Kocaeli Sistem Laboratuvarlar Grubu Test Kataloğu’nda yer alan sonuç bildirme süreleri dışında acil çalışılması istenen test talebi olması halinde, Test Talep Formu üzerine büyük harfle ve kırmızı kalemle ACİL ibaresi yazılır. Numuneyi almak için gelen kuryelere de bu konuda bilgi verilir. Gerekirse telefonla aranarak laboratuvarımız bu konu hakkında bilgilendirilir.
Kuryenin uğrama saati dışında acil talep olması durumunda ise telefonla laboratuvara bilgi verilip, kuryenin talepte bulunan merkeze yönlendirilmesi sağlanır.
Acil numuneler laboratuvara ulaştıktan sonra hemen işleme alınıp acil olarak çalışılır.
Uygun Olmayan Numunenin Reddedilmesi
Laboratuvarımıza ulaşan numunelerin kabulü, bilimsel kriterlere uygun ve standart bir şekilde yapılmaktadır.
Laboratuvarımıza ulaşan numuneler aşağıdaki nedenlerden dolayı reddedilebilir
- Hemolizli, lipemik ve pıhtılı kan numuneleri,
- İşaretli çizgiden az ya da fazla miktarda alınmış kan numuneleri (koagulasyon testleri, hemogram sonucuna anlamlı etkisi olmaktadır),
- Uygun olmayan koruyucu ilave edilmiş numuneler,
- Etiketlenmemiş ya da üzerinde kimlik bilgisi yazılmamış numuneler,
- Numunenin uygun olmayan bir şekilde toplanması,
- Numunenin uygun olmayan tüpe veya kaba alınması,
- Kırık, çatlak kap ile gönderilen ve kap veya enjektörün dışına sızmış numuneler,
- Bir başka materyalle kontamine numuneler (idrarın dışkı ile karışmış olması gibi),
- İstem formundaki bilgilerle örnek kabındaki bilgilerin uyumsuzluğu (faks ya da e-mail ile teyit alınır),
- Laboratuvara uygun taşıma koşullarında ulaşmamış numuneler
Uygun olmayan örneğin reddedilmesi halinde durum kayıt altına alınır, hekim veya gönderen merkez bilgilendirilir ve yeni numune istenir. Reddedilen örneğin yenisi geldiğinde, yeni örnek numarası ile çalışmaya alınır.
Tekrar numune alınmasının mümkün olmadığı hallerde (BOS, perikard, plevra, eklem içi sıvı, vb. alınması) hekimin isteğine bağlı olarak numune çalışmaya alınır ve sonuç raporunda durum belirtilir.
Panik Değer Bildirimi
Test sonuçlarının panik değer listesinde belirlenen sınırları aşması halinde, istemi yapan kurumun sorumlusuna acilen bilgilendirme yapılır ve durum kayıt altına alınır.
Testin Ertelenmesi Durumu
Test Kataloğu’nda belirtilen sürelerde çıkması gereken sonuçlar, herhangi bir nedenle zamanında çıkmayacaksa, istemi yapan kurumun sorumlusuna bilgilendirme yapılır ve durum kayıt altına alınır.
Tehlikeli Malzeme ve Atıkların Toplanması ve Atılması
Laboratuvarımızda analizi yapılan tüm numuneler ve atıkların bertarafı için gerekli önlemler alınmaktadır. Bu kapsamda, laboratuvarımızda analiz sonrası biriken tıbbi atıkların halk sağlığına ve çevreye zarar vermeden kaynağında ayrıştırılarak toplanması ve atılması işlemleri “Tehlikeli Malzeme ve Atıkların Toplanması ve Atılması Talimatı”na uygun olarak yapılmaktadır.